REF-24-LUX-82 – CDI – ASSISTANT.E PLANIFICATEUR

Une grande entreprise luxembourgeoise de prestations de service recherche des assistant.e.s planificateurs, qui effectueront des tâches administratives et de planification pour les AOM afin de leur permettre de se concentrer sur la relation à leur clientèle, la gestion de leurs chantiers et de leurs équipes, traiteront les différentes demandes des AOM relatives à l’administration des chantiers, facilitant ainsi les processus de travail et optimisant le flux d’informations entre les départements de production et financiers et apporteront, par son travail, de la transparence, de la précision et de la justesse.

Vos fonctions et responsabilités:

• CRÉATION ET SUIVI DES PLANNINGS

Élaboration et ajustement des trames de bases pour les AOM et contrôleurs.

Création et distribution des plannings des chantiers aux différentes cellules.

Suivi quotidien des prises et fins de poste (pointage réel).

• GESTION DU PERSONNEL

Vérification de la disponibilité du personnel.

Gestion quotidienne des demandes de congés et des signalements de maladies.

Organisation des remplacements liés aux absences.

Suivi et création de tâches pour embauches et avenants.

• COLLECTE ET GESTION DE DONNÉES

Récolte des données et informations liées aux cahiers de charge et fiches de postes.

Comparaison avec le programme de devis (calculations) pour identifier les différences.

Encodage des informations pour les modules complémentaires collaborateurs et chantiers.

• SUPPORT ET FORMATION

Formation et assistance aux utilisateurs du programme de planification et de l’application de l’entreprise.

Support téléphonique et par mail pour les demandes des collaborateurs.

Suivi des documents liés à la formation des collaborateurs.

Retour des erreurs vers le service Formation et AOM.

Encodage des heures de formation dans le programme.

• MAINTENANCE ET OPTIMISATION

Maintenance du programme de planification et des modules complémentaires.

Analyse régulière (journalière/hebdomadaire/mensuelle) afin d’optimiser les horaires des salariés, en respectant la législation sur le bien-être au travail.

Analyse des absences fréquentes, répétitives ou prolongés.

• COLLABORATION INTERNE ET SUIVI DE CHANTIER/SITE

Travail en étroite collaboration avec les responsables de sites pour une répartition efficace du personnel.

Organisation de la mise en place du personnel pour les nouveaux clients et réorganisation des chantiers existants.

• ÉVALUATION ET DÉVELOPPEMENT

Évaluation des nouvelles recrues en collaboration avec les AOM et contrôleuse (programme d’évaluation à développer).

Votre profil:

• COMPÉTENCES REQUISES

Formation de base administrative (ou équivalente)

Expérience probante dans la profession

Bonnes connaissances des outils informatiques (MS Office)

Excellent niveau en Français (C1 minimum) et connaissances en luxembourgeois (ou allemand)

Maîtriser une ou plusieurs langues étrangères, notamment le portugais ou l’anglais, est un atout supplémentaire.

• APTITUDES REQUISES

Aptitude à gérer des situations conflictuelles et à négocier avec les parties prenantes.

Compétences en résolution de problèmes et en prise de décision.

Capacité à organiser et à prioriser le travail, et à gérer plusieurs tâches simultanément.

Bonne maîtrise des outils informatiques.

Excellentes aptitudes à communiquer de vive voix et par écrit.

Excellentes capacités d’écoute (collègues, clients)

Aptitude à travailler de façon autonome et en tant que membre d’une équipe.

Capacité à adopter au besoin un horaire de travail flexible.

Si vous souhaitez postuler pour cette offre, envoyez votre CV à: dse@capmagellan.org